Jobs for People with MS: National MS Society

Será responsable de gestionar los procesos de compras y pagos para el área de facilities, administración documental, control del inventario fijo y activo, recepción de materiales, actualización y provisión del presupuesto y soporte al área de recepción para control de paquetería. Así como implementación del programa de sustentabilidad.

Responsabilidades:

• Apoyar al coordinador de Facilities con la programación de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones y equipos de la empresa.

• Realizar seguimiento de los contratos con proveedores de servicios, asegurando que se cumplan los términos acordados, así como la renovación en tiempo.

• Apoyar a las diferentes unidades de negocio con los proyectos de uso de áreas comunes del edificio en conjunto con el coordinador de Facilities.

• Crear Solicitud de cotizaciones, requisiciones, registro, entrega, receipts.

• Elaborar y dar seguimiento de aprobaciones de solicitud de adquisición.

• Validar facturas de ordenes entregadas. (Esker)

• Conciliar gastos del área contra presupuesto.

• Generar reporte del presupuesto con ahorros y gastos mensuales.

• Asegurar el cumplimiento de plan de mantenimiento y recopilación de reportes por proveedor.

• Llevar el control administrativo de proveedores, servicios y pagos en tiempo.

• Asegurar pagos recurrentes, aprobaciones, solicitud de pagos con área de finanzas y archivo de comprobantes de pago.

• Controlar, en conjunto con el coordinador de Facilities, las bodegas y activos fijos del área.

• Gestionar la documentación respaldo de pagos y servicios ofrecidos para la empresa en conjunto con el coordinador de Facilities.

• Realizar reportes de sustentabilidad, gasto de servicios (VelocityEHS)

• Apoyar en la elaboración de guías del servicio de paquetería.

• Facilitar información de pagos de servicios a las diferentes unidades de negocio.

• Análisis de bases de datos de mantenimiento del parque vehicular, dispersión de vales de gasolina y base total de vehículos utilitarios.

Experiencia requerida:

Experiencia mínima de 2 años en administración de base de datos, trabajo con proveedores, en área de servicio al cliente y de servicios generales, así como uso de ERP.

Nivel Académico:

Licenciatura en administración, arquitectura, ingeniería civil o ingeniería industrial.

Inglés intermedio.

Requisition ID : 24003703

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